Bij een brand of ontruiming tellen twee vragen: zijn er genoeg BHV’ers in het gebouw, en wie is er nog binnen? Op papier is dat geregeld, met een BHV-plan en opgeleide collega’s. In de praktijk werkt de helft parttime, zit iemand op een andere locatie of werkt thuis. In dit artikel lees je hoe je de aanwezigheid van BHV’ers en medewerkers zo regelt dat je die twee vragen altijd binnen een minuut kunt beantwoorden.
Wat de wet vraagt, en wat er vaak ontbreekt
Elke werkgever moet bedrijfshulpverlening regelen; dat staat in artikel 15 van de Arbowet. Daarvoor stel je minimaal één medewerker aan als BHV’er, zorg je voor opleiding en herhaling en leg je in je risico-inventarisatie (RI&E) vast hoeveel BHV’ers je nodig hebt. Een vast getal staat niet in de wet: het hangt af van de grootte van je organisatie en de risico’s.
Wat vaak ontbreekt, is de stap van papier naar vandaag. Je hebt bijvoorbeeld zes opgeleide BHV’ers, maar op woensdagmiddag zijn er twee, en een daarvan zit in een ander gebouw. Dat merk je pas als het nodig is. Daarom is het zinvol om niet alleen te weten wie BHV’er is, maar ook wie er nu is.
Waarom een actueel overzicht bij een ontruiming het verschil maakt
- Op de verzamelplaats wil je weten of iedereen buiten is. Zonder lijst ga je op geheugen af, en juist bij parttimers en invallers gaat dat mis.
- Hulpverleners vragen bij aankomst of er nog mensen binnen zijn. Met een actueel overzicht geef je een antwoord in plaats van een schatting.
- De papieren lijst bij de ingang, of het in/uit-bord aan de muur, blijft binnen hangen. Een overzicht dat je op je telefoon opent of dat al in je mailbox staat, neem je mee naar buiten.
Zo regel je BHV-aanwezigheid in vijf stappen
- Maak BHV’ers zichtbaar. Markeer in je aanwezigheidsoverzicht wie BHV’er is. Een icoon of kleur bij de naam is genoeg om in één oogopslag te zien hoeveel er binnen zijn.
- Check aan het begin van de dag. Spreek af dat iemand (de receptie, locatiemanager of conciërge) bij de start van de dag kijkt of het minimum uit je RI&E gehaald wordt.
- Leg vast wat er gebeurt bij te weinig BHV’ers. Wie wordt gebeld, wie neemt tijdelijk de rol over, of welke activiteit gaat niet door? Een afspraak vooraf voorkomt gedoe op het moment zelf.
- Zorg dat het overzicht buiten het gebouw beschikbaar is. Op de telefoon van de ontruimingscoördinator, of met één klik naar een vast e-mailadres gestuurd.
- Neem bezoekers mee. Leveranciers, invallers en ouders die in het gebouw zijn, horen ook op de lijst. Een digitale bezoekersregistratie maakt dat makkelijk.
Oefen met de lijst. Gebruik bij de volgende ontruimingsoefening het aanwezigheidsoverzicht echt op de verzamelplaats. Dan weet iedereen waar het staat, en zie je meteen wat er nog beter kan.
Checklist voor de ontruimingscoördinator
- Weet ik hoe ik het actuele aanwezigheidsoverzicht open, ook zonder computer?
- Zie ik daarin welke BHV’ers aanwezig zijn?
- Staan bezoekers en invallers erin?
- Is er een vaste afspraak wie het overzicht meeneemt of mailt als ik er zelf niet ben?
- Is het overzicht ook bruikbaar als er meerdere gebouwen of locaties zijn?
Werk je in de kinderopvang of op een school? Lees dan ook aanwezigheidsregistratie in kinderopvang en op school, met onder meer de beroepskracht-kindratio en een vergelijking van papieren lijst, schuifbord en digitaal.
Het BHV-overzicht in PeopleDisplay
PeopleDisplay is een digitaal in/uit-bord met een BHV-overzicht ingebouwd. Medewerkers melden zich met één tik aan bij de ingang, op een pc of op hun telefoon. BHV’ers zijn herkenbaar op het bord, en met een filter zie je alleen de BHV’ers die aanwezig zijn.
- BHV-overzicht maken voor hulpverleners of voor eigen gebruik.
- Met één klik mailen naar een vast adres, bijvoorbeeld van de ontruimingscoördinator.
- Per locatie en afdeling te filteren, voor organisaties met meerdere gebouwen.
- Bezoekersregistratie met e-mailmelding (met de Unlimited-licentie).
- Op je telefoon te openen, ook buiten het gebouw.
Bekijk alle functies van PeopleDisplay of probeer het BHV-overzicht zelf in de live demo.
Veelgestelde vragen
Hoeveel BHV’ers moeten er aanwezig zijn?
Dat staat niet als vast aantal in de wet. Het volgt uit je risico-inventarisatie en hangt af van de grootte van je organisatie, het gebouw en de risico’s. Belangrijk is dat dat aantal er ook echt is tijdens werktijd, dus ook op de dagen met veel parttimers.
Moet ik bij een ontruiming een aanwezigheidslijst hebben?
De Arbowet schrijft geen aparte aanwezigheidslijst voor, maar je ontruimingsplan moet in de praktijk werken. Zonder overzicht van wie er binnen is, kun je op de verzamelplaats niet controleren of iedereen buiten is. Een actuele lijst is daarom de eenvoudigste manier om dat te regelen.
Werkt dit ook als collega’s thuiswerken?
Ja. Met een status als Thuiswerken zie je dat iemand werkt maar niet in het gebouw is. Bij een ontruiming hoef je diegene dus niet te zoeken.
Probeer het BHV-overzicht
In de demo zie je hoe BHV’ers zichtbaar zijn op het bord en hoe je een overzicht maakt, zonder iets te installeren.