Het traditionele in/uit-bord, met naamplaatjes die je naar IN of UIT schuift, hing jarenlang bij de ingang van scholen, kantoren en kinderdagverblijven. Een digitaal in/uit-bord doet precies hetzelfde, maar dan op een scherm: medewerkers melden zich aan met één tik en iedereen ziet direct wie er is. In dit artikel lees je hoe het werkt, wat het verschil is met het fysieke bord en waar je op let als je er een kiest.
Wat is een digitaal in/uit-bord?
Een digitaal in/uit-bord is een scherm, meestal bij de ingang, waarop alle medewerkers met hun naam staan. Wie binnenkomt, tikt op zijn naam en staat op IN; wie weggaat, tikt op UIT. Het bord werkt zichzelf bij, ook op andere schermen en apparaten. Zo zie je bij de receptie, in de personeelskamer of op je telefoon hetzelfde actuele overzicht.
Je kent het misschien ook als digitaal aanwezigheidsbord, aanmeldscherm of elektronisch prikbord. De kern is steeds dezelfde: een actueel overzicht van wie er in het gebouw is.
Het verschil met het fysieke schuifbord
Het oude schuifbord is eenvoudig en iedereen begrijpt het meteen. Dat is ook de reden dat een goed digitaal bord er vaak op lijkt. Het verschil zit in wat er buiten dat ene bord gebeurt.
| Fysiek schuifbord | Digitaal in/uit-bord | |
|---|---|---|
| Waar te zien | Alleen bij het bord zelf | Op elk scherm, ook op een andere locatie of thuis |
| Bij een ontruiming | Het bord hangt binnen | Overzicht op je telefoon of per e-mail naar de hulpverleners |
| BHV’ers | Niet te zien, tenzij je extra plaatjes maakt | Direct zichtbaar wie er vandaag is |
| Nieuwe collega | Nieuw naamplaatje maken | Naam toevoegen in de beheeromgeving |
| Afwezigheid | Alleen IN of UIT | Ook statussen als Pauze, Overleg of Thuiswerken |
| Meerdere locaties | Een bord per gebouw, geen totaaloverzicht | Een systeem, filteren per locatie |
Hoe werkt het in de praktijk?
- Aanmelden: bij binnenkomst tik je op je naam of foto. De status springt naar IN, met de tijd erbij.
- Tussendoor: ga je naar een overleg of pauze, dan kies je die status. Collega’s zien dat je er wel bent, maar even niet beschikbaar.
- Afmelden: bij vertrek tik je op UIT. Vergeet iemand dat, dan kan een beheerder aan het eind van de dag iedereen in één keer op UIT zetten (in PeopleDisplay met de Unlimited-licentie).
- Overzicht: beheerders, de receptie of de BHV-coördinator zien op hun eigen scherm wie er is, eventueel per locatie of afdeling.
Welk scherm heb je nodig?
Voor een vaste plek bij de ingang werkt een all-in-one touchscreen-pc het prettigst: scherm, computer en aanraakbediening in een apparaat, zonder losse kabels. Voor een kleine locatie of een extra ruimte volstaat een tablet aan de muur. En wie verspreid werkt, meldt zich gewoon aan op de eigen telefoon. Een uitgebreid overzicht van opstellingen staat in het hardware-advies voor PeopleDisplay.
Tip: zet het scherm waar iedereen toch al langskomt, zoals bij de personeelsingang of de koffie. Een bord dat in de weg hangt, wordt vanzelf gebruikt; een bord in een hoek wordt vergeten.
Waar let je op bij het kiezen?
Er zijn veel systemen voor aanwezigheid, van eenvoudige borden tot complete pakketten met roosters en urenregistratie. Wil je vooral een digitaal in/uit-bord, stel jezelf dan deze vragen:
- Is het in een paar seconden te gebruiken? Als aanmelden langer duurt dan een naamplaatje verschuiven, haken mensen af.
- Zie je de BHV’ers? Voor veel organisaties is dat de belangrijkste reden om over te stappen.
- Werkt het op meerdere locaties? Belangrijk voor een schoolbestuur of kinderopvangorganisatie met meerdere vestigingen.
- Waar staan de gegevens? Bij een externe cloud-dienst, of op je eigen server?
- Wat kost het per jaar? Een abonnement per medewerker loopt snel op; een eenmalige licentie niet.
- Kun je het eerst proberen? Een demo zegt meer dan een brochure.
Gaat het je vooral om de achtergrond, zoals BHV en bezetting op de groepen? Lees dan ook aanwezigheidsregistratie in kinderopvang en op school.
Het digitale in/uit-bord van PeopleDisplay
PeopleDisplay is een digitaal in/uit-bord dat je op je eigen webhosting installeert. Je kiest per scherm de weergave van het klassieke schuifbord of medewerkerskaarten met foto, stelt eigen statussen in en ziet direct welke BHV’ers aanwezig zijn. Voor een vast scherm bij de ingang is er een kioskmodus (Unlimited), en medewerkers kunnen zich ook aanmelden door hun badge te scannen.
- Gratis voor een locatie tot 10 medewerkers.
- Eenmalig € 75 voor onbeperkt medewerkers en locaties, zonder abonnement. Vergelijk Starter en Unlimited.
- Je eigen gegevens: alles staat op jouw server.
Bekijk alle functies van PeopleDisplay of probeer het digitale in/uit-bord in de live demo.
Veelgestelde vragen
Wat kost een digitaal in/uit-bord?
Dat hangt af van de software en het scherm. Sommige systemen werken met een abonnement per medewerker per maand. PeopleDisplay is gratis tot 10 medewerkers en kost daarboven eenmalig € 75. Daarnaast heb je een scherm nodig, zoals een tablet of touchscreen-pc.
Kan het eruitzien als ons oude bord?
Ja. Met de schuifbordweergave van PeopleDisplay zie je dezelfde kolommen met namen en IN of UIT, zodat collega’s het meteen herkennen.
Werkt het ook zonder touchscreen?
Ja. Een gewone pc met muis, een tablet of een telefoon werkt ook. Een touchscreen bij de ingang is vooral handig omdat aanmelden dan net zo snel gaat als een plaatje verschuiven.
Zie het zelf
Probeer het schuifbord, de medewerkerskaarten en het BHV-overzicht in de demo, zonder iets te installeren.