Aanwezigheidsregistratie in kinderopvang en op school: zo weet je altijd wie er is

In een kinderdagverblijf of school wil je op elk moment weten welke collega’s er zijn: voor de bezetting op de groepen, voor de bereikbaarheid en vooral voor als het gebouw ontruimd moet worden. Een papieren lijst of een magneetbord bij de deur raakt snel verouderd. In dit artikel lees je waarom aanwezigheidsregistratie van personeel ertoe doet, welke manieren er zijn en hoe je het in vijf stappen goed regelt.

Waarom je wilt weten wie er aanwezig is

1. Veiligheid bij een ontruiming

Elke werkgever moet bedrijfshulpverlening (BHV) geregeld hebben; dat staat in artikel 15 van de Arbowet. Hoeveel BHV’ers je nodig hebt, ligt niet vast, maar volgt uit je risico-inventarisatie. Daar hoort een simpele vraag bij: zijn er vandaag genoeg BHV’ers in het gebouw? En als het alarm gaat: wie is er binnen, en wie is al naar huis? Met een actueel overzicht beantwoord je die vragen in seconden in plaats van met een rondje bellen.

Lees meer over BHV-aanwezigheid bij een ontruiming.

2. De bezetting op de groepen

In de kinderopvang bepaalt de beroepskracht-kindratio (BKR) hoeveel pedagogisch medewerkers er op een groep moeten staan. Met de drie-uursregeling mag een kinderdagverblijf maximaal drie uur per dag afwijken, maar dan moet minimaal de helft van het vereiste aantal medewerkers aanwezig zijn. Op de BSO is de ruimte nog kleiner: een half uur per dag. Wie op een rustig moment of bij ziekte schuift met collega’s, wil dus snel kunnen zien wie er werkelijk in het gebouw is.

3. Bereikbaarheid voor collega’s, ouders en bezoekers

Is de intern begeleider er vandaag? Zit de locatiemanager in overleg of werkt ze thuis? Een ouder of leverancier die aanbelt, wil niet dat je eerst het halve gebouw doorloopt. Als zichtbaar is wie er is en wie even niet beschikbaar is, gaat dat vanzelf.

Papieren lijst, schuifbord of digitaal?

De meeste scholen en opvanglocaties beginnen met een van deze drie oplossingen. Ze werken allemaal, zolang iedereen zich er consequent aan houdt.

Zo regel je het in vijf stappen

1. Bepaal wat je wilt weten. Alleen wie er is? Of ook wie BHV’er is, op welke groep of locatie iemand werkt en wie pauze heeft? Hoe kleiner de vraag, hoe makkelijker het blijft.
2. Kies een vaste plek. Het werkt het best als het scherm hangt waar iedereen langskomt: bij de personeelsingang of de koffieautomaat. Een touchscreen of een tablet aan de muur is genoeg. Collega’s die verspreid werken, kunnen zich ook op hun telefoon aanmelden.
3. Spreek een paar statussen af. Naast IN en UIT bijvoorbeeld Pauze, Overleg, Thuiswerken of Buiten met de groep. Houd het bij een handvol; te veel keuze wordt niet gebruikt.
4. Markeer de BHV’ers. Zo zie je bij het begin van de dag of er genoeg zijn, en kun je bij een ontruiming direct een overzicht van aanwezigen meegeven aan de hulpverleners.
5. Maak afspraken en leg ze uit. Wanneer meld je je aan en af, wie houdt het systeem bij, en wat gebeurt er met de gegevens? Een korte uitleg in het teamoverleg en een kaartje bij het scherm doen wonderen.

Waar je op let in de kinderopvang

Een kinderdagverblijf of BSO heeft vaak meerdere groepen, soms verspreid over gebouwen, met medewerkers die halverwege de dag wisselen. Kies daarom een oplossing waarin je per locatie en afdeling kunt filteren, en waarin medewerkers bij een wissel van locatie zelf kunnen aangeven waar ze zijn. Zet het scherm bij de personeelsingang, niet in het zicht van ouders als daar namen op staan die zij niet hoeven te zien.

Waar je op let op school

Op een basisschool werken leerkrachten, onderwijsassistenten, intern begeleiders, vakleerkrachten en invallers op wisselende dagen. Een schoolbestuur met meerdere scholen wil daarbij één systeem dat per school werkt. Handig is een weergave die op het oude schuifbord lijkt, zodat collega’s direct herkennen hoe het werkt, en een overzicht dat de directeur of conciërge bij een ontruiming meteen kan openen of mailen.

Privacy: registreer niet meer dan nodig

Een aanwezigheidsoverzicht bevat persoonsgegevens, dus de AVG is van toepassing. Een paar uitgangspunten helpen: leg alleen vast wat je voor het doel nodig hebt (naam, status, eventueel locatie en BHV-rol), vertel medewerkers waarvoor je het gebruikt, en bepaal hoe lang je gegevens bewaart. Overleg bij twijfel met je functionaris gegevensbescherming of de privacycontactpersoon van je bestuur.

Een systeem dat op je eigen webhosting draait, heeft daarbij een voordeel: de gegevens staan op jouw server en niet bij een externe dienst.

Zo werkt het met PeopleDisplay

PeopleDisplay is een digitaal in/uit-bord dat precies voor deze situatie is gemaakt, vanuit de praktijk op scholen en bij stichtingen in Noord-Brabant. Medewerkers melden zich met één tik aan op een touchscreen, pc of telefoon. Je kiest per scherm de medewerkerskaarten met foto of de weergave van het klassieke schuifbord, stelt sub-statussen in en ziet direct welke BHV’ers aanwezig zijn. Het overzicht van aanwezigen mail je met één klik.

• Gratis voor een locatie tot 10 medewerkers; voor meerdere locaties eenmalig € 75, zonder abonnement.
• Draait op je eigen webhosting, dus de gegevens blijven bij jou.
• Werkt op elk scherm; in het hardware-advies lees je welke opstelling bij jouw locatie past.

Bekijk alle functies van PeopleDisplay of probeer het meteen zelf in de live demo van het digitale in/uit-bord.

Veelgestelde vragen