AssetTrack is gratis software om de ICT-apparatuur van een school of kleine organisatie bij te houden: Chromebooks, laptops, digiborden, printers en netwerkapparatuur. Op deze pagina lees je per onderdeel wat het doet en hoe het werkt in de praktijk.
- Asset-registratie
- Meerdere locaties en ruimtes
- Labels en QR-codes
- Rapporten en exports
- Importeren uit Excel (CSV)
- Kennisbank
Asset-registratie: elk apparaat met zijn hele verhaal
Elk apparaat krijgt een uniek assetnummer (AT-00001, AT-00002 …) en een eigen detailpagina. Daarop staat alles wat je wilt weten, overzichtelijk gegroepeerd: algemeen, gebruik, financieel en garantie, netwerk en hardware. Een rode melding bovenaan waarschuwt als de garantie is verlopen of vervanging nadert.
- Velden: merk, model, serienummer, ruimte, gebruiker, aankoopdatum, garantie, afschrijving, MAC- en IP-adres, besturingssysteem, RAM, CPU en opmerkingen.
- Status: In gebruik, Beschikbaar, In reparatie, Buiten gebruik of Afgevoerd. Afvoeren in plaats van verwijderen houdt de geschiedenis bewaard.
- Foto’s, ook direct met de camera van je telefoon. Grote foto’s worden automatisch verkleind.
- Koppelingen tussen apparaten, zoals twee monitoren aan een pc of een server aan een UPS.
- Eigen velden voor wat jouw organisatie bijhoudt, bijvoorbeeld “Aangeschaft met subsidie” of “Leasecontract”.
- Templates voor vaste typen, zoals “Chromebook leerling”: merk, model, afschrijving en besturingssysteem staan dan al ingevuld.
- Bulk bewerken: zet in één keer de status van een hele Chromebookkar om.
Meerdere locaties en ruimtes vanuit één systeem
AssetTrack is gebouwd voor schoolbesturen en organisaties met meerdere vestigingen. De opbouw volgt hoe je werkt: een organisatie (het bestuur of de stichting), daaronder locaties (de scholen) en per locatie de ruimtes, zoals een lokaal, kantoor of Chromebookkar.
- Elke locatie krijgt een eigen kleur en logo, zodat je altijd ziet in welke school je werkt.
- Na het inloggen kies je een locatie; kaarten tonen per school hoeveel apparaten er zijn, in gebruik en beschikbaar.
- Met Alle locaties doorzoeken vind je een apparaat zonder te weten waar het staat.
- Een apparaat verplaats je met een paar klikken naar een andere school.
- Rechten per locatie: een medewerker ziet en bewerkt alleen de scholen die je hem toewijst. Er zijn vier rollen (superadmin, admin, gebruiker en bezoeker), en per rol stel je in wat die mag.
Labels met QR-code of streepjescode
Op elk apparaat hoort een label met assetnummer en code. Scan je die met je telefoon, dan opent AssetTrack direct de detailpagina van dat apparaat. Handig bij de jaarlijkse inventarisatie of als een leerling met een kapotte Chromebook bij je staat.
- Labelprinters: Brother (o.a. DK-11201), Zebra, Dymo (o.a. 99010 en 11354) of een eigen formaat in millimeters.
- Labelvellen A4: Avery L7160, L7159, L7162, L7163, L7165, L7166, L7173 en L7636, of generiek 10 tot 65 labels per vel.
- Pocketprinter: Fichero Mini (30×14 mm) via losse afbeeldingen.
- Kies zelf welke gegevens op het label komen; op de kleinste formaten alleen nummer en code, zo groot mogelijk.
- De ingebouwde scanner werkt in de browser van je telefoon en leest QR-codes én streepjescodes. Installeer AssetTrack als app op je beginscherm, op iPhone en Android.
Rapporten en exports
Acht ingebouwde rapporten geven antwoord op de vragen die elke ICT-coördinator krijgt: wat staat waar, wat is kapot, en wat moet er volgend jaar vervangen worden?
| Rapport | Wat je ziet |
|---|---|
| Volledig overzicht | Alle apparaten met alle velden |
| Per locatie | Aantallen per school, met doorklikken naar de details |
| Per ruimte | Aantallen per lokaal |
| Per status | In gebruik, beschikbaar, in reparatie, enzovoort |
| Verlopen garanties | Oudste eerst |
| Vervanging komende periode | Basis voor je investeringsbegroting |
| Afschrijvingsoverzicht | Leeftijd en afschrijving per apparaat |
| Bedrijfskritische assets | Alles wat niet mag uitvallen |
Filter op locatie, status, soort, ruimte of een eigen veld, en kies zelf welke kolommen erbij komen. AssetTrack onthoudt je keuze per rapport. Exporteer naar CSV voor Excel, naar een nette PDF, of druk direct af.
Importeren uit Excel (CSV)
Heb je al een lijst in Excel? Dan hoef je niets over te typen. Download het voorbeeldbestand op het importscherm, vul het in en upload het. In drie stappen staat alles erin.
- Uploaden: kies de locatie en het CSV-bestand (puntkomma of komma, accenten blijven goed).
- Kolommen koppelen: je ziet de eerste rijen en kiest per kolom het bijbehorende veld, ook je eigen velden.
- Controleren: elke rij wordt vooraf gecontroleerd en krijgt het label geldig, waarschuwing of fout. Dubbele serienummers worden tegengehouden. Pas daarna sla je op.
Per bestand importeer je tot 500 apparaten. Laat je het assetnummer leeg, dan nummert AssetTrack automatisch. Nieuwe ruimtes en merken worden vanzelf aangemaakt.
Kennisbank: oplossingen precies waar je ze nodig hebt
Leg handleidingen en oplossingen vast: hoe reset je een Chromebook, wat doe je bij een papierstoring? Artikelen staan in categorieën met een eigen icoon en zijn doorzoekbaar.
Het slimme deel: koppel een artikel aan een soort (bijvoorbeeld Chromebook), een merk of specifieke apparaten. Het artikel verschijnt dan automatisch op de detailpagina van elk passend apparaat. Wie een label scant, heeft de oplossing direct voor zich. Voeg desgewenst trefwoorden en een link naar de handleiding van de fabrikant toe.
Zelf proberen?
AssetTrack is gratis en open source (MIT-licentie). Het draait op gewone webhosting met PHP 8 en MySQL of MariaDB, ook op Strato shared hosting, en is in vier stappen geïnstalleerd. Je gegevens blijven op je eigen server.